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Veranstaltungsplanung

 

Die Konzeption, Durchführung und Auswertung von Seminaren, Tagungen und Kongressen ist längst nicht mehr Professionellen, Spezialist/innen oder Institutionen vorbehalten. Vielmehr werden heute immer mehr Menschen von sich aus initiativ und führen – aus beruflichen oder privaten Gründen – andere Engagierte und Interessierte zu Arbeitsformen zusammen, die sich im weitesten Sinne unter »Bildungsveranstaltung« fassen lassen. Von den Teilnehmern/innen eines Seminars, einer Tagung oder eines Kongresses wird es dabei als selbstverständlich angesehen, dass die Veranstaltung inhaltlich erfolgreich und organisatorisch reibungslos und ohne Pannen abläuft. Voraussetzung dafür ist eine inhaltlich kenntnisreiche Konzeption und eine weit blickende Organisation.

 

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Ziele, Inhalte und Arbeitsformen

Bei der Konzeption von Seminaren oder öffentlichen Veranstaltungen müssen sich die Veranstalter zunächst über die Ziele, Inhalte und Zielgruppen klarwerden. Dies bestimmt die Art der Veranstaltung und deren Elemente.

 

·         Finanzierung, Budget, Kosten

Schon vor Beginn der Organisationsarbeiten muss klar sein, welche finanziellen Mittel zur Verfügung stehen. Vom Budget hängt die gesamte Planung und Ausgestaltung der Veranstaltung ab.

 

• Vorbereitungsteam und Zeitplanung

Für die Planung und Durchführung aller mit der Organisation einer Veranstaltung zusammenhängenden Arbeiten sollte ein Organisationsteam gebildet werden, das die Arbeit von der Vorbereitung bis zur Auswertung übernimmt.

 

·         Referentinnen und Referenten

Der Erfolg einer Veranstaltung hängt wesentlich von der Fähigkeit der Referenten/innen ab, die Teilnehmer/innen durch die Art ihres Vortrages und der Wissensvermittlung zu fesseln. Es ist deshalb ratsam, bei der Auswahl der Referenten/innen sehr kritisch zu sein.

 

·         Zeitpunkt, Ort, Dauer und Verlauf

Wenn die inhaltliche Konzeption der Veranstaltung steht und die Arbeitsformen und Veranstaltungselemente bestimmt sind, müssen weitere wichtige Eckpunkte der Plaung festgeklopft werden: Zeitpunkt, Ort und Dauer wie auch die genaue Gliederung des Veranstaltungsverlaufs.

 

·         Teilnehmer/innen gewinnen

Eine Veranstaltung mag noch so gut vorbereitet sein, wenn sich nicht genügend Teilnehmer/innen anmelden, ist der Erfolg und Nachhall in der angesprochenen Zielgruppe und in der Öffentlichkeit unbefriedigend. Erst ein starker Besuch macht eine Veranstaltung wirklich zum Erfolg.

 

·         Räume, Arbeitsmittel und äußerer Rahmen

Sind die inhaltlichen und konzeptionellen Vorarbeiten getan, müssen Entscheidungen zur »Veranstaltungshardware« getroffen werden: Welche Räume sind geeignet, welche technische Ausstattung ist für den Lernprozess erforderlich und auf welche Punkte muss ich achten, um den äußeren Rahmen stimmig zu gestalten.

 

·         Verhandlungen und Verträge

Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen auch diverse Verträge erarbeitet und unterschrieben werden: mit den Referenten/innen, Künstler/innen, Unternehmen (z.B. Technik-Firmen für Räume und Ausstattung). Zudem müssen – bevor Verträge gemacht werden – mit den Beteiligten Verhandlungen geführt werden.

 

·         Veranstaltungsdurchführung

Mag die thematische Vorbereitung und Organisation noch so gelungen sein, für das Gelingen der Veranstaltung haben die persönliche Qualifikation und das reibungslose Zusammenarbeiten aller Mitarbeiter/innen des Veranstaltungsteams einen mindestens genauso großen Einfluss.

 

·         Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Der Erfolg einer Veranstaltung und der Nachhall in der angesprochenen Zielgruppe und in der Öffentlichkeit hängt nicht zuletzt von einer gelungenen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ab. Es ist sinnvoll, mit der PR schon weit im Vorfeld der Veranstaltung zu beginnen.

 

·         Abschluss und Auswertung

Ist eine Veranstaltung durchgeführt und abgeschlossen, folgen Abwicklungsarbeiten. Die Veranstaltungsräume müssen beispielsweise wieder in ihren ursprünglichen Zustand zurückversetzt, der Finanzstatus erhoben und offene Forderungen beglichen werden. Dann wird Bilanz gezogen.

 

·         Kleines ABC für lebendige Veranstaltungen

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Veranstaltungen stehen in Konkurrenz zu vielen medialen Angeboten. Wer einmal frustriert nach Haus geht, kommt so schnell nicht wieder. Darum ist es sinnvoll, sich bei der Planung ein paar Gedanken zu machen. Atmosphärische Kleinigkeiten sind oft genauso wichtig wie die großen Inhalte.

 

 

 

 

 

Ziele und Inhalte

Seite 1: Zielgruppe, Kooperation

 

Die beiden wichtigsten Fragen, die sich ein/e Veranstaltungsplaner/in stellen muss und die die gesamte Planungs- und Konzeptionsphase bestimmen, sind:

·         Was will ich selbst mit der Veranstaltung erreichen?

·         Was wollen die Veranstaltungsteilnehmer/innen?

Sicher ist es richtig, dass die für eine Veranstaltung Verantwortlichen ihre eigenen Vorstellungen zu verwirklichen suchen. Unter Umständen gehen diese Vorstellungen jedoch an den Realitäten vollständig vorbei, wenn die Interessen und Bedürfnisse derer, für die die Veranstaltung gedacht ist, nicht genügend bekannt sind oder nicht berücksichtigt werden.

 

Zielgruppe

Um eine gewisse Selbstkontrolle bei der Planung und Konzeption einer Veranstaltung zu erreichen, ist es entscheidend, sich Klarheit darüber zu verschaffen, wer die angestrebte Zielgruppe ist. Aus der Antwort auf diese Frage ergibt sich im Wesentlichen der Akzent, den die Veranstaltung haben soll.

·         Soll es sich in der Hauptsache um eine Arbeitstagung handeln, bei der der Schwerpunkt auf der Vermittlung von Information liegt?

·         Geht es der Zielgruppe hauptsächlich um sich selbst, möchte sie sich selbst zum Thema der Veranstaltung machen?

·         Soll es in der Hauptsache um eine Gelegenheit zum Reden gehen?

·         Sollen die Teilnehmer/innen Möglichkeiten der Körpererfahrung (Tanz, Sport, Kunst) erhalten?

·         Soll die Veranstaltung auf Grund der spezifischen Bedürfnisse der Teilnehmer/innen vorwiegend Freizeitcharakter haben (gemeinsames Spielen, Wandern etc.)?

·         Soll die Veranstaltung die Aufgabe haben, die Teilnehmerinnen besser auf ihren Alltag vorzubereiten, indem Arbeits‑, Verhaltens‑ und Lebensmodelle entwickelt werden, die auf das Alltagshandeln übertragen werden können und als Alternative zu dem Gewohnten glaubwürdig und überzeugend sind?

Gemeinsames Arbeiten und Kooperation

 

Die Teilnehmer/innen kommen in der Regel, um sich einige Tage einem von ihnen gewählten Thema zu widmen und in einer lockeren, kommunikativen Atmosphäre miteinander zu reden, zu diskutieren und zu planen.

Es ist heute – unabhängig vom spezifischen Gegenstand der Veranstaltung – nicht mehr üblich, das Schwergewicht einer Veranstaltung einseitig auf der Vermittlung von Wissen und (theoretischer) Information zu legen. Vielmehr sollten Sie das Feld des sozialen Handlungslernens zumindest gleichwertig berücksichtigen. Fast immer kommt es bei dem Teilnehmer/innen gut an, wenn Sie den Akzent auf einen themenorientierten gegenseitigen Austausch legen.

Nicht die Reproduktion des traditionellen Lehrer-Schüler-Verhältnisses ist gefragt, sondern gemeinsames Arbeiten und Kooperation.

 

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Arbeitsformen und Veranstaltungselemente

·         Gruppengespräch

·         Podiumsdiskussion, kurze Statements

·         Podiumsdiskussion mit anschließender Öffnung ins Plenum

·         Vorträge mit anschließender Diskussion

·         Kurzreferat und Koreferat

·         Teilnehmerreferate

·         Arbeitsgruppen vor oder während der Tagung

·         Expertenhearing

·         Gesprächsrunde

·         Streitgespräch

·         Talkshow

·         Fishpool oder Fishbowl
Methode, um eine Diskussion in einer größeren Gruppe direkter und unmittelbarer zu gestalten.

·         Gruppen mit Arbeitsaufträgen, Themen

·         Buzz, »Murmelgruppen«
Methode um große Gruppen zu unterteilen, damit jede(r) zu Wort kommt. Teilprobleme können gründlicher behandelt werden.

·         Brainstorming
Methode, um Ideen und Gedanken, die zu einem bestimmten Thema spontan kommen, zu sammeln und schriftlich für alle sichtbar festzuhalten.

·         Planspiel

·         Zukunftswerkstatt, Planungszelle

·         Rollengespräch

·         Rollenspiel

·         Interview

·         Aktion und Information

·         Pantomime, Sketch

·         begleitende Ausstellung, Markt der Möglichkeiten

·         Pressekonferenz

·         Kundgebung

·         Besichtigungen/Exkursionen

·         Kulturelles Rahmenprogramm Empfang bei Stadt/Land

·         Theater/Konzertbesuch

·         Fete/Tanzveranstaltung/Festball

 

Sie sollten nur solche Elemente auswählen, die Sie mit geeigneten Referenten/innen und Moderatoren/innen auch gut besetzen können. Bestimmte Elemente wie beispielsweise Rollenspiel können ohne eine erfahrene Leitung mehr Schaden anrichten als Nutzen bringen. Orientieren Sie sich an der Attraktivität der Arbeitsform für die Teilnehmer/innen.

Öffentliche, fachbezogene Teile (Diskussionen, Ausstellungen, Informationsbörsen etc.) sollten für die allgemeine Öffentlichkeit auch wirklich interessant sein.

Probieren Sie Alternativen!

Selbst wenn Ihre Veranstaltung schon eine gewisse »Tradition« hat und sich Art und Abläufe eingespielt haben, sollten auch einmal Alternativen ausprobiert werden: Gibt es Möglichkeiten den Rahmen der Veranstaltung zu ändern? Können einzelne Programmteile verändert, ersetzt oder weggelassen werden? Kann ein Thema nicht auch einmal von einer anderen Person vorgetragen werden? Teilnehmer/innen an Tagungen sind für Neuerungen und Überraschungen dankbar. Sie können anregen und dem Veranstaltungsverlauf eine ganz neue, unverhoffte Richtung geben.

 

Absolut tödlich für die Motivation des Vorbereitungsteams und auch für jede Innovation ist der Spruch: »Das haben wir schon immer so gemacht.«

Mischen von Arbeitsformen

 

 

 

 

Wenn Sie die einzelnen Elemente und Arbeitsformen mischen und variieren, können Sie die Veranstaltung u.U. interessanter und lebendiger gestalten. Denn die Teilnehmerinnen sollen ja nicht nur mit neuen Inhalten vertraut gemacht werden, sondern auch mit unterschiedlichen und anregenden Methoden an die Inhalte herangeführt werden.

Das gilt im Übrigen auch für Arbeitsbesprechungen im kleinen Rahmen. Hier wirken kleine Neuerungen und Veränderungen manchmal Wunder. Nützlich ist oft ein Brainstorming mit den Mitarbeitern/ innen, was man ändern könnte.